Wer trägt die Kosten der Datenpflege? Ein fairer Blick auf eine unfaire Praxis und ein gelebtes Gegenbeispiel

Es klingt harmlos: Ein Groß­kunde bittet seinen Liefe­ranten, die eigenen Stamm­daten in ein digi­tales Portal einzu­pflegen. Name, Adresse, IBAN, Steu­er­nummer, alles schon vorhanden, nur eben in einem neuen System, in einer neuen Maske, nach einem neuen Prozess. Was dabei oft über­sehen wird: Für das recht­lich wirk­same Zustan­de­kommen eines Vertrages in der EU sind gar nicht so viele Daten notwendig. Die wesent­li­chen Infor­ma­tionen stehen auf dem Angebot, auf der Website, auf der Rech­nung. Wer darüber hinaus mehr Daten erheben möchte, hat bisher die Kosten dafür selbst getragen, in der eigenen Buch­hal­tung oder Einkaufsabteilung.

Ein schleichender Trend und die vergessene Bürokratie

Immer häufiger wird dieser Aufwand jedoch über digi­tale Liefe­ran­ten­por­tale und formale Gate­keeper an die Liefe­ranten weiter­ge­reicht. Beson­ders kleine und mittel­stän­di­sche Unter­nehmen spüren das: Was für einen Konzern ein Knopf­druck im System ist, bedeutet für ein KMU eine Stunde Büro­ar­beit, multi­pli­ziert mit der Anzahl der Kunden, die diesen Prozess einführen.

Der Zentral­ver­band des Deut­schen Hand­werks (ZDH) warnt ausdrück­lich vor dieser Praxis: Immer häufiger erhalten kleine Zulie­ferer von ihren indus­tri­ellen Auftrag­ge­bern umfang­reiche Frage­bögen und Verhal­tens­ko­dizes, unab­hängig davon, ob eine gesetz­liche Pflicht dazu besteht oder nicht. Das ifo Institut bestä­tigt, dass die Büro­kra­tie­be­las­tung umso gravie­render ist, je kleiner das Unter­nehmen ausfällt.

In der poli­ti­schen Debatte wird viel über den Büro­kra­tie­abbau in staat­li­chen Verwal­tungen gespro­chen, und das zu Recht. Die Bundes­re­gie­rung hat mit dem Vierten Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz (BEG IV, seit Januar 2025 in Kraft) eine jähr­liche Entlas­tung der Wirt­schaft von 944 Millionen Euro ange­strebt. Der neue Koali­ti­ons­ver­trag 2025 setzt noch ambi­tio­nier­tere Ziele: eine Reduk­tion der Büro­kra­tie­kosten für die Wirt­schaft um 25 Prozent, rund 16 Milli­arden Euro. Hand­werks­ver­bände kommen­tieren solche Schritte regel­mäßig als rich­tige Rich­tung, aber nicht weit genug.

Doch für viele KMU ist der Verwal­tungs­auf­wand, der durch große Unter­nehmen entsteht, mindes­tens ebenso erdrü­ckend. Liefe­ran­ten­por­tale, Selbst­aus­künfte, Verhal­tens­ko­dizes, jähr­liche Rezer­ti­fi­zie­rungen: Diese „private Büro­kratie“ taucht in keiner Regie­rungs­sta­tistik auf, bindet aber reale Arbeits­zeit und echtes Geld. Laut einer KfW-Studie verwenden Beschäf­tigte in mittel­stän­di­schen Unter­nehmen im Durch­schnitt bereits rund 7 Prozent ihrer Arbeits­zeit für büro­kra­ti­sche Prozesse. Wer ernst­haft über Entlas­tung für den Mittel­stand reden möchte, sollte auch hier hinschauen.

Asymmetrie und Depersonalisierung

Hinzu kommt, dass Einkaufs­ab­tei­lungen mit dem Zwang zur Liefe­ran­ten­re­gis­trie­rung oftmals noch mehr Daten abfragen, als man in einem normalen Geschäfts­ver­hältnis offen­baren würde. Es wird nach Kunden­gruppen oder Vertriebs­län­dern, Mitar­bei­ten­den­an­zahl, Umsätzen und Nach­fol­ge­re­ge­lungen gefragt. Eigene Berichts­pflichten zur Kinder­ar­beit, Liefer­ket­ten­ana­lysen oder Konflikt­mi­ne­ra­lien werden eng forma­li­siert und auf die Liefe­ranten ausge­weitet, egal ob diese jeweils zutreffen oder nicht.

Kaum versteckt werden in einigen der Portale eigene Inter­essen gegen­über den Liefe­ranten formu­liert und durch­ge­setzt. Die Aner­ken­nung von Einkaufs­be­din­gungen, Zahlungs­mo­da­li­täten, eigenen Prozessen und Forma­li­täten wird einge­for­dert, da sonst die Regis­trie­rung als Liefe­rant nicht abge­schlossen werden kann. Die zusätz­li­chen Kosten, diese mitunter den eigenen Liefer­be­din­gungen entge­gen­ste­henden Rege­lungen recht­lich zu prüfen, die Konse­quenzen abzu­wälzen und in der eigenen Orga­ni­sa­tion aufzu­lösen, sind nicht unerheblich.

Die Stur­heit dieser Online-Formu­lare lässt keine gesunden, lang­fris­tigen und vertrau­ens­vollen Liefe­ran­ten­be­zie­hungen wachsen. Die Asym­me­trie der daraus entste­henden Bezie­hung macht Liefe­ranten zu Auto­maten und Kunden zu Despoten statt zum geschätzten König. Wie sehr freuen wir uns wohl schon darauf, wenn wir mehr Kunden gewinnen können, die uns noch persön­lich anrufen, in den Austausch zu unseren gegen­sei­tigen Bedürf­nissen gehen sowie offen und besprechbarkommu­ni­zieren?

Was fair wäre: Das Gemeinwohl-Prinzip

Wer Daten sammeln möchte, die über das vertrag­lich Notwen­dige hinaus­gehen, sollte die Kosten dafür selbst tragen oder zumin­dest offen kommu­ni­zieren, dass er sie auf den Liefe­ranten verla­gert. Denn das ist es, was hier passiert: eine stille Verschie­bung von Verwal­tungs­kosten, die sich in Summe für kleine Betriebe zu rele­vantem Aufwand addiert. Dieser Aufwand ist nicht unsichtbar. Er schlägt sich irgend­wann in Preisen nieder oder in dem Entschluss, Kunden mit solchen Anfor­de­rungen bei begrenzten Umsätzen nicht mehr bedienen zu können. Eine bewusste Part­ner­schaft auf Augen­höhe würde bedeuten: Prozesse hinter­fragen, bevor man sie auf andere abwälzt.

Als Netz­werk Gemein­wohl-Ökonomie Unter­nehmen Berlin Bran­den­burg e.V. (GWU.network) sind wir über­zeugt, dass eine zukunfts­fä­hige Wirt­schaft genau auf solchen fairen, trans­pa­renten und besprech­baren Bezie­hungen beruht.

Das Fundament: Transparenz und Solidarität in der GWÖ-Matrix

Der Schlüssel zu einer solchen part­ner­schaft­li­chen Trans­for­ma­tion liegt in der GWÖ-Matrix, dem Kern­werk­zeug der Gemein­wohl-Ökonomie. Wenn Unter­nehmen eine Gemein­wohl-Bilanz erstellen, betrachten sie ihr Handeln nicht isoliert, sondern analy­sieren ganz gezielt ihren Einfluss auf alle Berüh­rungs­gruppen. Ein wesent­li­cher Schwer­punkt liegt dabei auf der Lieferkette.

Bilan­zierte Unter­nehmen beschäf­tigen sich intensiv mit den Werten Trans­pa­renz und Soli­da­rität in Bezug auf ihre Zulie­ferer. Sie hinter­fragen, unter welchen Bedin­gungen Vorpro­dukte entstehen, wie Gewinne verteilt werden und wie admi­nis­tra­tive Lasten part­ner­schaft­lich geteilt werden können. Das Ziel ist es, diese Werte aktiv im unter­neh­me­ri­schen Alltag umzu­setzen und struk­tu­relle Abhän­gig­keiten abzu­bauen. Dass ein ehrli­ches Mitein­ander im Einkaufs­alltag wirt­schaft­lich hervor­ra­gend funk­tio­niert und sogar zu krisen­festen Liefer­ketten führt, zeigen die Pioniere in unserem Netz­werk jeden Tag.

Der Gold-Standard: Was wir beim GWU-Afterwork gelernt haben

Wie die prak­ti­sche Umset­zung dieser Matrix-Werte im Einkaufs­alltag konkret aussieht, durften wir bei unserem jüngsten Netz­werktreffen live erleben. Wir waren zu Gast bei unserem Mitglied, der MÄRKISCHES LANDBROT GmbH in Berlin-Neukölln. Neben einer span­nenden Back­stu­ben­füh­rung stand vor allem ein zukunfts­wei­sendes Konzept im Mittel­punkt, das zeigt, wie echte Part­ner­schaft auf Augen­höhe funk­tio­niert: soli­da­ri­sche Bieter­runden mit den eigenen Zulie­fe­rern.

Gemein­same Exis­tenz­si­che­rung statt Preis­druck: Anstatt Preise diktieren zu lassen, kommen die Partner an einen Tisch. Die Erzeuger kommu­ni­zieren offen ihre realen Produk­ti­ons­kosten, die für eine nach­hal­tige Bewirt­schaf­tung nötig sind.

Risiko- und Kosten­tei­lung auf Augen­höhe: Durch das Prinzip der Bieter­runde wird sicher­ge­stellt, dass die Land­wirte faire, exis­tenz­si­chernde Preise für ihr Getreide erhalten. Das Risiko von Ernte­aus­fällen oder stei­genden Kosten wird so part­ner­schaft­lich aufge­fangen und fair verteilt.

Vertrauen statt anonymer Portale: Dieser Prozess erfor­dert abso­lute Trans­pa­renz und ein tiefes gegen­sei­tiges Verständnis. Er beweist, dass eine Wirt­schaft ohne Ausbeu­tung entlang der Liefer­kette nicht nur möglich, sondern lang­fristig krisen­fest und stabil ist. Das ist gelebtes Gemein­wohl, das auch für die gesamte Solawi-Bubble in Berlin und Bran­den­burg ein wegwei­sendes Signal setzt.

Das ehrliche, werte­ori­en­tierte Mitein­ander von Märki­sches Land­brot zeigt eindrucks­voll, dass wirt­schaft­li­cher Erfolg und part­ner­schaft­liche Fair­ness kein Wider­spruch sein müssen.

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Quellen:

1 Zentral­ver­band des Deut­schen Hand­werks (ZDH): Liefer­ket­ten­ge­setz und KMU, Hinweise für Zulie­ferer, zdh.de

2 ifo Institut / IHK München und Ober­bayern: Büro­kratie in Deutsch­land kostet jähr­lich 146 Milli­arden Euro an Wirt­schafts­leis­tung, Pres­se­mit­tei­lung, November 2024, ifo.de

3 Deut­scher Bundestag: Viertes Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz (BEG IV), verab­schiedet 26.09.2024, in Kraft seit 01.01.2025, bundestag.de

4 Koali­ti­ons­ver­trag CDU/CSU und SPD 2025, zusam­men­ge­fasst bei Lexware: Büro­kra­tie­abbau im Koali­ti­ons­ver­trag 2025, lexware.de

5 Zentral­ver­band des Deut­schen Bäcker­hand­werks, zitiert nach hero-software.de: Büro­kra­tie­ent­las­tungs­ge­setz (BEG IV) kommt 2025, hero-software.de

6 KfW-Studie, zitiert nach Lexware (siehe Quelle 4)

(Dieser Beitrag entstand aus den realen Erfah­rungen unserer Mitglieds­un­ter­nehmen im Umgang mit digi­talen Onboar­ding-Prozessen großer Kunden sowie den zukunfts­wei­senden Lösungs­an­sätzen inner­halb des GWU.netzworks.)